مدیریت استرس در روز رویداد با چند ترفند ساده

۰۱دی۱۳۹۹ همایش و رویداد
Image

استرس آفت تصمیم‌گیری درست و تمرکز است. برای مدیریت استرس در روز برگزاری رویداد کافیست تا پس از برنامه‌ریزی، نکات ساده‌ای را رعایت کنید.

از ماه ها قبل تمام تدارکات و برنامه ریزی های لازم برای برگزاری رویداد عالی خود را فراهم کرده اید و در طی این مدت با تیم خود تمامی جوانب را بررسی کرده اید و حالا همه چیز آماده است. اما ترس و اضطرابی در دل شما ریشه کرده است که تمرکزتان را درست شب قبل از برگزاری رویداد برهم می ریزد. اگر شما هم در این وضعیت هستید، باید بگوییم که تنها نیستید و امری طبیعی است. 

ترفندهای ساده برای داشتن خاطری آسوده در روز برگزاری رویداد

استرس و نگرانی در روزهای نزدیک به برگزاری همایش کاملا طبیعی است و حتی بزرگترین رهبران و برگزار کننده های رویدادهای چندین هزار نفره هم دچار این مشکل می شوند. بیشتر افراد از مشکلاتی که ممکن است در پذیرایی از میهمانان، قطعی برق و مشکلات دستگاه های الکترونیکی و یا حتی در مورد حوادث طبیعی مانند سیل و زلزله، واهمه دارند. 

برای مدیریت استرس در روز همایش چه کنیم؟

اگر برنامه ریزی برای برگزاری رویداد را به طور کامل و صحیح انجام داده باشید، تنها کافیست با انجام کارهایی ساده که در ادامه به شما معرفی کرده ایم، می توانید با موفقیت از این مرحله عبور کرده و نتایج دلخواهتان را از این همایش بگیرید. همیشه عوامل بسیار کوچک هستند که وقتی کنار هم قرار میگیرند تفاوت های بزرگی را ایجاد می کنند. به همین دلیل نباید نسبت به موارد ساده و کوچک بی اهمیت باشید.

اهداف واضحی را برای یک روز موفق تعیین کنید.

به جای آن که تفکر شما مبتنی بر وظایف باشد، باید هدف هایی را برای خود تعیین کنید. یعنی به جای آن که یک لیست بلند بالا از کارهای ضروری خود تهیه کنید، مشخص کنید که در پایان هر روز به چه اهدافی باید رسیده باشید. سعی کنید که از هدف های کوچکی که به سادگی قابل دسترسی هستند، دوری کنید و در مقابل هدفی را تعیین کنید که تنها در صورت داشتن عملکردی فوق العاده به آن برسید. پس از تعیین هدف هایی شفاف تنها کافیست که در زهن خود کارهایی را تجسم کنید که برای رسیدن به آن هدف باید انجام دهید. 

برای آن که رویدادی موفق برگزار کنید که تا مدت ها میهمانان در رابطه با شما صحبت کنند، باید تمامی کارها را بدون هیچ عیب و نقصی انجام دهید. در میان این میهمانان ممکن است اسپانسرهای احتمالی نیز وجود داشته باشند. این گروه VIP بیشتر از هرکسی شما و عملکردتان را با دقت بررسی می کنند تا ببینند آیا گزینه مناسبی برای سرمایه گذاری هستید یا خیر. 

با برنامه ریزی دقیق و تعیین شفاف اهداف می توانید توجه همه ی میهمانان به خصوص کسانی که اهمیت بیشتر یبرای شما و کسب و کارتان دارند را جلب کنید. در این صورت اگر مشکل غیر متظره ای برای شما پیش بیاید، به سادگی می توانید تصمیم گیری کرده و آن را مدیریت کنید.

از شب قبل، لباس های مراسم خود را آماده کنید.

 شاید این کار در نگاه اول خیلی ساده و حتی خنده دار به نظر برسد، اما یک دلیل علمی برای این قضیه وجود دارد. طبق تحقیقات به عمل آمده هرچه مجبور باشیم تصمیمات بیشتری را در یک زمان بگیریم، تصمیمات ضعیف تری خواهیم داشت. به همین دلیل بهتر است حدالامکان مواردی را که می توان از قبل تعیین کرد را مشخص کنید تا در روز رویداد نیاز به تصمیم گیری های زیاد نداشته باشید. 
شما نباید در روز همایش ذهن خود را مشغول آن کنید که چه لباسی را باید بپوشید و باید تمام موارد جانبی مانند لباس و وسایل ضروری که در حین رویداد نیاز دارید را در روز قبل آماده کنید. حتما یک بار لباس مورد نظرتان را بپوشید تا ببینید در آن راحت هستید و چیزی شما را اذیت نمی کند. حتی به شما توصیه می کنیم که کاری را در صبح روز همایش انجام دهید، که ذهن شما را آرام می کند. این کار حتی می تواند چیز کوچکی مانند یک موزیک آرامش بخش در مسیر باشد.

خودتان را به آرامش دعوت کنید.

یک رهبر و مدیر خوب باید صبر و تحمل بالایی داشته باشد. خصوصا وقتی با تعداد زیادی از افراد سروکار دارید. همانطور که می دانید در رویداد علاوه بر تیم خودتان ممکن است شرکت کنندگان نیز از شما سوالاتی را بپرسند. باید با صبر وحوصله و با مهربانی پاسخ آن ها را بدهید و یا فردی که اطلاعات لازم را دارد، برای این مسئولیت در نظر بگیرید. اگر یک مشکل کوچک یا مبهم وجود داشته باشد، تعداد نفراتی که برایشان سوال ایجاد می شود نیز بیشتر خواهد بود. برای جلوگیری از هر گونه ابهام در مراحل مقدماتی و اطلاع رسانی، تمامی مواردی را که باید شرکت کنندگان بدانند به طور واضح و جامع توضیح دهید.

اقداماتی که بیان کردیم، به شما در مدیریت استرس در روز رویداد کمک شایانی خواهد کرد. اما در نظر داشته باشید که این کارها تنها در صورتی که شما را یاری خواهد کرد که برنامه ریزی دقیقی برای همایش خود داشته باشید. یکی از بهترین راه‌ها برای داشتن رویدادی موفق استفاده از سامانه تخصصی همایش است. اگر شما هم تجربه ی مفیدی برای مدیریت استرس در روز برگزاری همایش دارید، در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.


 

به گفتگو آنلاین خوش آمدید
سلام! برای صحبت در واتساپ یکی از کارشناسان پشتیبانی ما را انتخاب کنید
تیم به طور معمول در چند دقیقه پاسخ می دهد.