رویدادتان را با این ۴ گام ساده ارزیابی کنید و از نتایج شگفت انگیزش لذت ببرید

۰۶شهریور۱۳۹۷ همایش و رویداد
Image

به خودتان این اجازه را ندهید که اشتباهات گذشته را تکرار کنید . پس حتما ارزیابی رویدادتان را انجام دهید.

بعد از پایان یک رویداد خیلی راحت است که به خودتان خسته نباشید بگویید و شروع به برنامه ریزی برای رویداد بعدی کنید. اما هنگامی که رویداد قبلی را هنوز ارزیابی نکرده اید ممکن است اشتباهات، ایده ها و حتی اطلاعات با ارزشی که در طی رویداد بدست آورده اید را فراموش کنید و آن ها را به راحتی از دست بدهید.

به خودتان این اجازه را ندهید که اشتباهات گذشته را تکرار کنید . پس حتما ارزیابی رویدادتان را انجام دهید.

یک ارزیابی موفق از رویداد گذشته به شما می گوید کدام اقدامات شما جواب می دهد، کدام اشتباه است و چطور می توان آن ها را بهبود داد و در آینده از آن ها استفاده کرد. در این مقاله به شما یاد خواهیم داد چطور با روشی ساده این کار را انجام دهید.

قدم اول – یک جلسه هماهنگ کنید

برای ارزیابی رویداد خود یک جلسه در نظر بگیرید. مقداری زمان بگذارید و درست برنامه ریزی کنید تا در انتهای جلسه به آنچه دنبالش بوده اید برسید. در این جا به شما می گوییم چه اقداماتی را باید انجام دهید:

تصمیم بگیرید از چه کسانی دعوت کنید:

برای تیم های کوچک باید همه افراد تیم را دعوت کنید. اما برای رویدادهای بزرگ نیازی نیست همه ی افراد مرتبط با رویداد شرکت کنند. افراد کلیدی و تاثیرگزار را دعوت کنید مثل مدیران، رهبران تیم ها، تصمیم گیرندگان و ... هر چقدر بتوانید افرادی که شامل این دسته می شوند را محدودتر کنید مکالمات شما در جلسه دقیق تر و متمرکز تر و بازدهی جلسه بیشتر خواهد بود.

یک محیط راحت و آرام مهیا کنید:

مطمئن شوید همه اعضای گروهتان انقدر راحت هستند که صادقانه نقدهای مثبت و سازنده خود را بیان کنند. سعی کنید محیطی را فراهم کنید که در آن هیچ گونه عامل حواس پرت کننده ای نباشد.

شما همچنین می توانید روش دیگری را برای به اشتراک گذاشتن بازخورد ها ارائه دهید که درآن افراد بتوانند بصورت ناشناس نظرات خود را اعلام کنند. شاید همه قصد نداشته باشد شفاها و در جمع از مشکلات سخن بگویند. تحت هر شرایطی سعی کنید حرف آن ها را هم شنیده باشید.

یک دستورالعمل ایجاد کنید:

لزومی ندارد روی تمامی مواردی که در جلسه مطرح می شود مفصل صحبت شود. سعی کنید طبق یک دستورالعمل جلو بروید و سراغ سوالات مهم بروید مواردی که خودتان در نظر دارید و برایتان مهم و حیاتی است را بررسی کنید و از گروهتان بازخورد بگیرید.

فردی را برای مدیریت کارها انتخاب کنید:

فرض کنید در بین یک بحث اساسی و مهم فردی نظری را بیان می کند که شما را از بحث اصلی کاملا دور می کند. همیشه فردی را داشته باشید تا بحث را مدیریت کند و همه را هدایت کند تا از مسیر دستورالعمل دور نشوند. آن فرد بهتر است شخص دیگری باشد، خودتان این کار را انجام ندهید. یک فرد بی طرف راحت تر می تواند بحث را مدیریت کند و دیدگاه ها را در زمان جلسه جمع بندی کند.

قدم دوم : یک زمان مشخص کنید و سر همان زمان بمانید

اگر زمان ارزیابی همایشتان را به عقب بی اندازید ممکن است جزئیات و ایده هایی که از همایش بدست آوردید را فراموش کنید.قبل از تصمیم گیری برای تنظیم تاریخ جدید برای همایش بعدی و قبل از اینکه تمام اشتباهات گذشته را تکرار کنید و با همان موانعی که قبل مواجه می شدید روبه رو شوید، برای ارزیابی رویداد قبلی تاریخی را مشخص کنید.

بهتر است برای انجام تمامی موارد زیر تاریخی را مشخص کنید:

  • از شرکت کنندگانتان نظرسنجی به عمل آورید و ببینید نتایج نظرسنجی به چه صورتی بوده است.
  • پاسخ های مهمانانتان را خلاصه و جمع بندی کنید.
  • با تیم خود درباره رویدادی که برگزار کرده اید صحبت کنید.
  • بعد از انجام ارزیابی و جلسه گروهی با تیم خود همه نظرات ، بحث ها و مذاکره ها را جمع بندی کنید و به سمت جلو حرکت کنید.

قدم سوم – سوالات حساس و مهم بپرسید

سوالاتتان را به صورت زیر مطرح کنید:

  • آیا ما به هدفمان برای این رویداد رسیدیم؟
  • چه مواردی بود که به خوبی جواب داد؟
  • چه مواردی جواب نداد؟
  • چه اقداماتی می توانیم انجام دهیم تا در رویداد بعدی آن را بهبود دهیم؟

جواب این سوالات مخصوصا سوال آخر را به خوبی در ذهن خود نگه دارید و با کمک آن ها برای رویداد بعدی آماده شوید. گاهی نیاز است سوالاتی به این وضوح بپرسید . این امر به شما کمک خواهد کرد اهداف رویداد بعدی خود را به خوبی و حتی واضح تر تعریف کنید.

اگر تیم بزرگی دارید شاید لازم باشد هر کدام از اعضای تیمتان این فرصت را داشته باشد تا بازخورد خود را از رویداد ارائه دهد. حتی اگر آن ها در جلسه ارزیابی حضور نداشته باشند. آن ها دیدگاه خود را درباره رویدادی که گذشت خواهند گفت و همه این حس ارزشمندی را دارند که صدای آن ها هم شنیده شده است.

به جای اینکه دنبال مقصر باشید روی بهبودی امور تمرکز کنید. با این تفکر می توانید به راحتی بعد از اتمام رویداد از تیم خود نظرسنجی به عمل آورید تا آن ها به راحتی دیدگاه های ارزشمند خود را به شما ارائه دهند. مطمئن شوید همه در این نظر سنجی شرکت می کنند.

قدم چهارم- از شرکت کنندگان در رویداد هم بازخورد بگیرید

برای این که به طور کامل از موفقیت رویدادتان مطمئن شوید از مهمانانتان نظرخواهی کنید.

شاید در نظر شما به عنوان برگزارکننده رویداد همه چیز دارد به خوبی پیش می رود. هیچ نقصی وجود ندارد، شنوندگان به نظر راضی و سرگرم باشند و درکل مشارکت خوبی به وجود آمده باشد. ولی باید این را درنظر بگیرید که خود شرکت کنندگان چه فکری می کنند. و چه کمبودی را در رویداد شما حس می کنند.این ها فقط تصوراتی است که شما با خود انجام می دهید. شاید آنها با خود فکر کردند که سخنرانی ها خیلی طول کشیدند. یا مثلا از پذیرایی که شما فکر میکردید خیلی خوب نیست، راضی بوده باشند.

در اینجا به چند روش اشاره می کنیم که می توانید از شرکت کنندگانتان بازخورد دریافت کنید:

در روز رویداد:

یک کیوسک یا یک جعبه در جایی مناسب قرار دهید تا مهمانان بتوانند بطور ناشناس بازخورد خود را از مراسم ارائه دهند وقتی هنوز مراسم در جریان است. یا یک نظر سنجی خیلی سریع داشته باشید مثل اینکه آیا برنامه ریزی رویداد خوب بوده است؟ آیا شما از حضورتان در رویداد راضی هستید؟ آیا چیزی هست که از قلم افتاده باشد؟

خوبی این کار این است که تا آنها در رویدادشما حضور دارند همه ی موارد در ذهنشان است و صادقانه می توانند آن ها را با شما در میان بگذارند.

پیگیری با ایمیل:

سوالات مشابهی را در قالب یک فرم تنظیم کنید و بعد از پایان رویداتان برای شرکت کنندگانتان ارسال کنید. برای مهمانانتان یک ایمیل تشکر بفرستید که حاوی این نظرسنجی باشد. حالا خواهید دید جواب های طولانی تری دریافت خواهید کرد چون مردم زمان بیشتری برای تفکر روی رویداد شما داشته اند. اگر این ایمیل را برای گروه زیادی می فرستید سعی کنید سوالات را به اختصار بیان کنید تا بتوانید بیشترین جواب ها را دریافت کنید.حتی شاید لازم باشد فقط یک سوال بپرسید مثل این " رویداد چطور بود؟"

با وجود اینکه شما هیچوقت نخواهید توانست از تمامی مهمانانتان باخورد بگیرید، اما هر آنچه شما بدست می آورید بسیار با ارزش خواهد بود.

قدم نهایی- بروید و از همه این ها استفاده کنید

اضافه کردن ساختارهای بسیار زیاد و فرایند سخت و پیچیده به روند ارزیابی آن را برای ما دشوار خواهد کرد حتی شاید خودش مانعی برای برنامه ریزی برای رویداد بعدی شود.

مهم ترین چیز این است که از دیدگاه جدیدی که بدست آورده اید حالا استفاده کنید. سعی کنید این را به یک عادت تبدیل کنید که حتی اگر شده فقط یکی از مواردی را که یاد گرفتید را در رویداد بعدی پیاده سازی کنید.

اگر شما هم نکته یا مورد دیگری را می دانید که به ارزیابی بهتر رویدادها کمک می کند آن با ما در میان بگذارید.

اگر این مقاله را دوست داشتید می توانید آن را با دوستانتان به اشتراک بگذارید.