بزرگترین هدف هر رویدادی جلب‌توجه مخاطبان است و اگر نتوانید به خوبی رویداد خود را سپری کنید، نه تنها کاربران از شما راضی نخواهند بود بلکه حتی نظرات منفی خود را با سایرین به اشتراک می‌گذارند. رویدادی موفق است که حتی بعد از پایان آن همه در مورد آن صحبت کنند و اگر باری دیگر نام این رویداد را شنیدند مشتاقانه ثبت‌نام کنند. یکی از بهترین راه‌ها برای بهتر و ساده کردن این فرآیند طراحی سایت همایش است که در نوشتاری مجزا به توصیف آن پرداخته ایم. در این نوشتار به شما اشتباهات رایج در برگزاری رویداد را معرفی خواهیم کرد تا با جلوگیری از آن‌ها بهترین نتیجه را کسب کنید.
بزرگترین اشتباهات در برگزاری رویداد
وقتی صحبت از اشتباهات برگزارکننده‌ها می‌شود، ذهن همه به سمت سالن نامناسب و یا ضعف در پذیرش میهمانان می‌رود. درست است که این اشتباهات صدمات زیادی به برنامه شما می‌زند اما در این نوشتار می‌خواهیم به خطاهایی بپردازیم که معمولاً از دید افراد پنهان می‌ماند. این اشتباهات معمولاً به طراحی و برنامه‌ریزی غلط رویداد برمی‌گردند. برای برگزاری رویدادی عالی نه تنها باید از این موارد دوری کنید بلکه باید برنامه ریزی دقیق و مناسبی برای این کار داشته باشید.
ممکن است شما با خود این‌طور فکر کنید که اگر مردم تصمیم گرفته‌اند هزینه‌ای را پرداخت کنند و وارد رویداد ما شوند، حتماً به آن توجه هم خواهند کرد و روی آن متمرکز خواهند شد. اما این تصور غلط است و اگر شما نتوانید نظر آن‌ها را جلب کنید نرخ نگهداری و حفظ این افراد به‌شدت کاهش پیدا می‌کند. به عبارت ساده‌تر در رویدادهای بعدی دیگر این افراد ثبت‌نام نمی‌کنند و حتی اگر در اطرافیان آن‌ها کسی بخواهد در رویداد شما شرکت کند، ممکن است با تبلیغ منفی این افراد را هم منصرف کنند.
از سوی دیگر هرچه کیفیت رویداد شما بالاتر باشد، دیگر نیازی به تبلیغات نخواهید داشت زیرا همین شرکت کننده‌ها با تبلیغ دهان به دهان سبب جذب افراد بیشتری خواهند شد. همان‌طور که می دانید تبلیغ دهان به دهان پربازده‌ترین نوع تبلیغ می‌باشد. اشتباهات زیر مانع از برنامه‌ریزی صحیح برای رویداد می‌شوند.
1. عدم پیوستگی بخش‌های مختلف رویداد
برای درک بهتر این اشتباه بهتر است با یک مثال شروع کنیم. فرض کنید که شما قرار است تمام طول روز را روی یک صندلی بنشینید و به سخنرانی‌هایی که هرکدام تقریباً حدود ۲۰ دقیقه به طول می‌انجامند، گوش کنید. سخنرانان زیاد، همگی با سبک و سیاق مشابه، با یک سطح از انرژی و در یک فضای تکراری! این روند قرار است به همین صورت ادامه پیدا کند.
در این حالت حتی اگر تمامی این سخنرانی‌ها به نحو احسن انجام شوند و افراد هم بسیار مشتاق باشند، باز هم کسل‌کننده خواهد بود. همین خستگی توجه افراد را به میزان قابل‌توجهی کاهش می‌دهد و این یعنی شکست در برگزاری رویداد.
راه‌حل: در طول رویداد خود حس روایت گونه ایجاد کنید.
سعی کنید که رویداد را به سه بخش اصلی تقسیم کنید :
در بخش ابتدایی مراسم باید خلاصه‌ای از روند پیش رو را بیان کنید تا شرکت‌کنندگان در جریان روند کار قرار بگیرند. همین کار باعث می‌شود که افراد منتظر بخش‌های موردعلاقه‌ی خود باشند و یک نقشه کلی از روال رویداد در ذهن آن‌ها شکل بگیرد.
بخش دوم دقیقاً نقطه‌ی طلایی شماست. در این بخش باید جذاب‌ترین سخنرانی‌ها و موضوعات را بگنجانید. اگر در این بخش نتوانید خوب عمل کنید، بخش‌های دیگر نیز زیر سؤال می‌روند. تمامی سخنرانی‌ها را به ترتیب موضوع بچینید و سعی کنید ساختار مشخصی داشته باشید و مطالبی پیوسته و مرتبط انتخاب کنید.
در بخش نهایی مردم انتظار دارند تا یک جمع‌بندی از رویداد شما داشته باشند. این جمع‌بندی سبب تثبیت مطالب گفته شده در ذهن شرکت‌کنندگان می‌شود. اگر شرکت‌کنندگان احساس کنند که مطلبی مفید آموخته‌اند که در ذهنشان ماندگار است، رضایتشان از شما چندین برابر خواهد شد.
2. خود را محدود به استانداردهای معمولی نکنید.
متفاوت بودن و ارائه‌ی ارزش‌های جدید همواره یکی از کلیدهای موفقیت هر رویدادی است. زمانی که کاربران احساس کنند رویداد شما همانند سایر برنامه‌های مشابه است، توجه ای به آن نخواهند کرد و حتی ممکن است دیگر به سراغ برنامه‌های شما نیایند.
راه‌حل: انتظارات معمولی را بشکنید.
همه‌ی تصمیماتی که ما در طی زندگی خود می‌گیریم بر مبنای احساسات ماست. اگر شما بتوانید فراتر از انتظار کاربر عمل کنید، از سایر رقبا پیشی خواهید گرفت. برای متفاوت بودن نیازی نیست دست به کارهای عجیب‌وغریب بزنید و با کارهای ساده اما متفاوت می‌توانید نتیجه‌ی دلخواهتان را بگیرید. به‌عنوان‌مثال می‌توانید شخصی را به عنوان مجری مراسمتان انتخاب کنید که متفاوت سخن می‌گوید و باعث جلب‌توجه مهمانان می‌شود. یا می‌توانی مکان برگزاری رویداد را به‌طوری خاص برای رویدادتان طراحی کنید تا برای شرکت‌کنندگان جذاب باشد.
3. پیچیده کردن فرآیند شرکت در رویداد
همه‌ی انسان‌ها از پیچیدگی فرار می‌کنند. به همین دلیل بهتر است سادگی را سرلوحه کار خود قرار دهید. سعی کنید مراحل ثبت‌نام و شرکت در رویداد را به ساده‌ترین حالت ممکن طراحی کنید تا مانع از منصرف شدن افراد مشتاق شوید. برای برقراری ارتباط با شرکت‌کنندگان باید یک بستر مناسب طراحی کنید و آن‌ها را وادار به استفاده از برنامه‌های مختلف نکنید. تمامی اطلاع‌رسانی‌هایتان باید در همان بستر صورت بگیرد زیرا هرچقدر بیشتر به شرکت کنندتان این فرصت را بدهید که از لحاظ ذهنی جایی غیر از رویداد شما باشند، تمرکز آن‌ها بر رویداد شما کمتر می‌شود.
راه‌حل: حواس‌پرتی‌ها را از بین ببرید.
برای آن‌که بتوانید یک بستر مناسب برای برگزاری رویداد و برقراری ارتباط با شرکت‌کنندگان داشته باشید، بهترین راه طراحی سایت رویداد است. با استفاده از این وب‌سایت می‌توانید تمام اطلاعات لازم را به کاربر منتقل کنید و یا حتی پس از پایان رویداد ویدیوهای موردنیاز را در اختیار آن‌ها قرار دهید.
از سوی دیگر ثبت‌نام این افراد در سامانه آنلاین رویداد باعث می‌شود که شما اطلاعات جامعه هدف خود را به‌طور متمرکز در اختیار داشته باشید تا برای رویدادهای بعدی به‌سادگی بتوانید آن‌ها را دعوت کنید. البته مزیت‌های این سامانه محدود به این موارد نیست و به شما پیشنهاد می‌کنیم که حتماً مطلب سامانه مدیریت همایش در سال 2021 را مطالعه فرمایید.
قدم نهایی در جلوگیری از اشتباهات رایج در برگزاری رویداد
برای آن‌که بتوانید رویدادی موفق برگزار کنید باید در گام اول برنامه‌ریزی درست و صحیحی داشته باشید و سپس بستری مناسب برای برقراری ارتباط با شرکت‌کننده‌ها در نظر بگیرید. با رعایت این موارد در کنار مدیریت استرس در روز رویداد می‌توانید نتیجه‌ی مطلوبی را کسب کنید. امیدواریم که برگزاری رویداد شما به بهترین شکل ممکن پیش برود.
