راهنمای کامل برنامه ریزی رویداد(قسمت اول)

۱۹آبان۱۳۹۷ همایش و رویداد
راهنمای کامل برنامه ریزی رویداد(قسمت اول)

چطور رویدادمان را برنامه ریزی کنیم

لطفا برنامه ریزی رویداد بعدی خود را شروع نکنید، تا وقتی که ۱۰ گامی که در زیر آن ها بررسی می کنیم را مطالعه نکرده اید.

با وجود اینکه ما نمی توانیم تمام جزئیاتی که شما ممکن است به آن نیاز پیدا کنید را شناسایی کنیم. چون کاملا وابسته به این است که شما چه نوع رویدادی را برگزار می کنید، در اینجا به مواردی اشاره می کنیم که بطور کلی برای همه ی رویدادها کاملا ضروری و حیاتی هستند. امیدواریم مواری که در زیر به آن ها اشاره می کنیم، نقطه آغاز خوبی برای رویداد شما باشد.

ما همچنین یک چک لیست آسان برای استفاده قرار داده ایم، بنابراین هیچ چیز از چشمان شما دور نخواهد ماند.

۱۰ مرحله برای شروع کار با برنامه ریزی رویداد:

۱. ایجاد اهداف و مقصود رویداد:

در اولین قدم می بایست اهداف و مقاصد ملموسی را برگزینید. (به عنوان مثال، چرا این رویداد را برگزار می کنید و در انتها می خواهید چه دستاوردهایی داشته باشید.)

اگر قبل از برنامه ریزی، اهداف کلیدی سازمان خود را می دانید، می توانید اطمینان حاصل کنید که هر بخش از رویداد شما برای موفقیت، بهینه سازی شده است. آیا شما می خواهید آگاهی نسبت به رویداد خود را بالاتر ببرید یا برای رویداد بعدی خود دارید از همان روش های سابق استفاده می کنید؟

تنظیم هدف با استفاده از معیارهای سنجشی موفقیت آمیز، به تیم شما این اطمینان را می دهد که شما به اهداف خود خواهید رسید.

۲. سازماندهی یک تیم

در نظر داشته باشید تا یک مدیر کلیدی برای رویدادتان داشته باشید و در کنار آن، برای تمامی بخش های رویدادتان هم، مدیر و مسئولی داشته باشید. از جمله:

  • مدیریت محل برگزاری
  • سخنرانان
  • سرگرمی
  • تبلیغات
  • حامیان مالی
  • مدیریت داوطلبانه

اعطای نقش های فردی به افراد تیم باعث ایجاد حس مسئولیت پذیری می شود و همچنین از فراموشی یا انجام ندادن وظایف جلوگیری می شود.

۳. یک تاریخ تنظیم کنید

ممکن است تاریخ برگزاری رویدادتان را از قبل برنامه ریزی کرده باشید و یا چندمین دوره از رویدادتان باشد که باید در تاریخ خاصی برگزار شود، اما اگر اولین رویدادی است که دارید آن را برگزار می کنید، قبل از اینکه تاریخی را انتخاب کنید، موارد زیر را در نظر بگیرید:

  • • عجله نکنید و به اندازه کافی به خودتان وقت اختصاص دهید. در حالت ایده آل شما باید ۴-۶ ماه وقت برای برنامه ریزی داشته باشید. (بسته به ماهیت رویداد شما)
  • • از تعطیلات قانونی و مذهبی مطلع شوید
  • • از انتخاب زمان در دوره های تعطیلات تحصیلی اجتناب کنبد (به عنوان مثال، تعطیلات تابستان و ...)
  • • چک کردن زمان انتخابی با شرکت کنندگان اصلی - مثلا سخنرانان، مهمانان VIP و غیره

هنگامی که تاریخ خود را تعیین کردید، مکان خود را بلافاصله رزرو کنید. برای رویداد شما قبل از اینکه بتوانید تبلیغات را شروع کنید، باید تاریخ و مکان مورد نیاز را داشته باشد، بنابراین این کار باید در همان ابتدای دوره برنامه ریزی، انجام شود.

۴. رویدادتان را برندسازی کنید

  • • نام های خاص و متفاوت: هنگامی که دارید نامی انتخاب می کنید، به این موضوع فکر کنید که:
  • o رویداد شما چگونه از رویدادهای دیگر در حوزه کاری شما متفاوت است؟
  • o شما می خواهید از طریق این رویداد چه چیزی را نشان دهید؟
  • • ایجاد یک تگ لاین: هنگامی که نام خود را انتخاب کردید، سعی کنید یک تگ لاین را نیز ایجاد کنید - یک شعار کوتاه و به یاد ماندنی که این رویداد را توصیف می کند.
  • • طراحی لوگو: مرحله نهایی، ایجاد یک لوگوی اختصاصی برای رویدادهای شما خواهد بود. لوگو می تواند یک ابزار تبلیغاتی موثر باشد – می توانید از این لوگو در تمامی هدایای تبلیغاتی خود استفاده کنید، در این صورت همه با دیدن لوگوی شما، شما را خواند شناخت.

هنگامی که نام، شعار و لوگوی خود را دارید، از آن در تمام وسیله های بازاریابی خود استفاده کنید! در صورت استفاده از یک هشتگ، نوشتن تگ لاین خود در آن در رسانه های اجتماعی می تواند ارزشمند باشد. همچنین این امر باعث می شود تا نام شما در ذهن مخاطبانتان باقی بماند.

۵. یک طرح جامع ایجاد کنید:

  • • این طرح باید تمام جنبه های این رویداد را شامل شود
  • • محل برگزاری، تدارکات، و مدیریت پذیرایی (قرارداد، مجوز، بیمه و غیره)
  • • سخنرانان / ارائه دهندگان (شناسایی، تأیید، تدارکات و مدیریت)
  • • فعالیت / سرگرمی
  • • تبلیغات / ارتقاء (آنلاین و آفلاین، به عنوان مثال: صفحه وب و تبلیغ آنلاین؛ تقویم رویدادها؛ برنامه های چاپی؛ روابط رسانه ای؛ نشانه ها؛ رسانه های اجتماعی و غیره)
  • • ثبت نام (ثبت نام آنلاین، پرداخت و ردیابی، ورود به سایت و غیره)
  • • مدیریت حامیان / شرکا
  • • مدیریت داوطلبان

در حالی که برنامه ریزی رویداد خود را انجام می دهید، در نظر داشته باشید تا جدول زمانی برای انجام آن ها را هم ایجاد کنید. به طوری که همه چیز به خوبی و در امتداد هم جلو روند. بطور مثال زمانی که مجوز ها یا بیمه نامه ها باید گرفته شوند، زمانی که ثبت نام به پایان می رسد، و به طور کل یک جدول زمانی روزانه.

با ما در قسمت بعد همراه شوید ----> قسمت دوم