راهنمای کامل برنامه ریزی رویداد(قسمت دوم)

۱۴آذر۱۳۹۷ همایش و رویداد
راهنمای کامل برنامه ریزی رویداد(قسمت دوم)

قسمت اول <---- قسمت قبل را از دست ندهید

6. فرآیندهای اداری را تعیین کنید

به عبارت دیگر، چگونه می خواهید برنامه ریزی، ثبت نام، بودجه، لیست مهمانان و سخنرانان، و غیره را پیگیری کنید؟

شما می بایست برای هر کدام از اقدامات لازم برای رویدادتان برنامه ریزی داشته باشید و آن ها را پیگیری کنید. از آن جا که مدیریت یک همایش و یا رویداد بزرگ می تواند به مراتب سخت تر از تصور شما باشد. بهتر است تا آن جایی که ممکن است از سامانه های آنلاین استفاده کنید. تا درصد خطای ممکن را به حداقل برسانید و کارها را به سرعت و راحت تر انجام دهید. شما می توانید از شرکت کنندگاتان بصورت آنلاین ثبت نام بعمل آورید و آن ها را از اخبار و رویداد ها مطلع کنید.

7. شناسایی و ایجاد مشارکت و دریافت اسپانسر

آیا سازمان هایی وجود دارند که شما می توانید برای تامین مالی هزینه ها و افزایش مشارکت با آن ها شریک شوید یا برای حمایت مالی از آن ها دعوت کنید؟ هنگامی که از افراد و گروه های دیگر را در رویداد خود درگیر می کنید، آن ها نیز در گسترش نام رویداد و برگزاری موفقیت آمیز آن سهمی خواهند داشت.

شما ممکن است بخواهید موارد زیر را در نظر بگیرید:

  • • به دنبال دریافت حمایت از شرکت های بزرگ برای تامین مالی یک بخش از رویدادتان باشید. این می تواند از سازمان های ملیتی باشد که ممکن است بخواهند در تامین پذیرایی رویداد مشارکت کنند، یا برای هدایا و وسایل تبلیغاتی رویداد باشد تا مواردی از قبیل ارائه خدماتی مثل گل، هدایای ویژه رویداد و چیزهایی از این قبیل باشد.
  • • همکاری با سازمان های اجتماعی که ممکن است بتوانند به شما مکام مورد نظر برای رویدادتان و یا کارکنان رویدادتان را به شما ارائه دهند.

هنگامی که از افراد و گروه های دیگر را در رویداد خود درگیر می کنید، آن ها نیز در گسترش نام رویداد و برگزاری موفقیت آمیز آن سهمی خواهند داشت .

8. ایجاد یک طرح تبلیغاتی

حتی با داشتن بهترین سخنرانان باز هم شما برای جلب توجه مخاطبانان به تبلیغات نیاز دارید. ایجاد آگاهی اولیه رویداد با اطلاع اولیه در وب سایت شما آغاز می شود، در خبرنامه و یا ایمیل خود از کاربرانتان بخواهید تا تاریخ برگزاری رویدادتان را ذخیره کنند. و در ادامه سعی کنید تا از روش های آنلاین و آفلاین برای تبلیغات خود استفاده کنید و مخاطبانتان را به ثبت نام تشویق کنید. و هیچ برنامه ریزی بدون ارسال پیام تشکر بعد از رویدادتان، مقالاتی درباره پیام های کلیدی رویداد و جذب سرمایه گذار کامل نخواهد بود.

9. ایجاد یک بودجه

بودجه ی شما باید برای تمامی موارد کلیدی که در برنامه ی خود قرار داده اید تخمین زده و اختصاص داده شود. فراموش نکنید تا هزینه ای را برای رفت و آمد مهمانان ویژه و یا سخنرانان خود در نظر بگیرید.

10. تعیین فرایند ارزیابی

در چه صورت می توانید رویدادتان را موفق ارزیابی کنید؟ آیا موفقیت را در تعداد افرادی که در رویدادتان ثبت نام کرده اند اندازه گیری می کنید یا در مقدار جذب سرمایه می دانید؟

هنگامی که شما اهداف اولیه رویداد خود را تنظیم می کنید باید این نکته را هم در نظر بگیرید که چطور قرار است رویدادتان را ارزیابی کنید تا از موفقیت آن اطمینان حاصل کنید.

به همین ترتیب، اگر هدف رویداد شما ارتقاء آگاهی باشد، شما باید بر اساس اهداف اولیه خود، باید به دنبال داده های مربوط به فعالیت های رسانه های اجتماعی آنلاین و تبلیغ آنلاین باشید.

شما می توانید رویدادتان را با این ۴ گام ساده ارزیابی کنید و از نتایج شگفت انگیزش لذت ببرید.