انجمن به گروهی از مردم گفته می‌شود که با تخصص، تفکر و یا هدف یکسانی در مکانی گرد هم آمده‌اند. یکی از راه‌های مدیریت اعضای انجمن‌ها استفاده از یک سایت پیشرفته است. طراحی سایت انجمن باید به گونه ای باشد که علاقه‌مندان به‌آسانی بتوانند ثبت‌نام کرده و به عضویت اعضای آن انجمن درآیند. این سایت مانند یک دبیرخانه آنلاین می‌باشد که وظیفه مدیریت اعضای انجمن‌های علمی، صنفی و تمام مراکزی که به‌منظور عضویت در آن‌ها می‌بایست حق عضویت پرداخت کنید را به‌صورت خودکار بر عهده دارد.
ضرورت انتخاب دبیرخانه آنلاین انجمن چیست؟
شاید این سؤال برایتان پیش بیاید که چرا باید برای انجمن دبیرخانه آنلاین انتخاب کرد، مگر مدیریت اعضا به‌صورت سنتی چه مشکلی دارد. در ادامه دلایل ضرورت وجود یک دبیرخانه آنلاین انجمن را بیان می‌کنیم.
همه کارها به صورت اتوماتیک انجام می شوند.
دبیرخانه آنلاین قابلیت انجام تمام خدمات به‌صورت اتوماتیک را دارد، اعضا می‌توانند به‌سادگی ثبت‌نام کنند، حق عضویت خود را بپردازند، نشریه را مطالعه کنند و یا حتی در انتخابات شرکت کنند. ارسال اس‌ام‌اس اطلاع‌رسانی و یا ایمیل نیز به‌طور خودکار از طریق سامانه انجام می‌شود.
استفاده راحت برای اعضا و تسریع کارها
همان‌طور که با کمک از این سامانه وظایف اعضای دبیرخانه به‌سرعت پیش می‌رود، اعضای انجمن نیز می‌توانند به‌سرعت به تمام نیازهایشان پاسخ دهند. هنگام استفاده از این سایت اعضای انجمن تجربه خوبی خواهند داشت زیرا حتی در ساعات غیر اداری نیز می‌توانند کارها را پیش ببرند و دیگر لازم نیست برای صدور کارت و یا تکمیل ثبت‌نام منتظر تماس اعضای دبیرخانه بمانند.
داده‌های اعضای انجمن به سادگی قابل جستجو و دسترسی است.
اطلاعات تمام اعضای انجمن در سامانه دبیرخانه آنلاین انجمن به‌سادگی قابل‌دسترسی است. شما متناسب با نیازتان می‌توانید آن‌ها را دسته‌بندی و گروه‌بندی کنید. برای مثال درصورتی‌که می‌خواهید به مناسبت روز دانشجو تخفیف خاصی را برای دانشجویان در نظر بگیرید، تمام اعضای دسته دانشجویان را انتخاب کرده و اطلاعیه را فقط برای آن‌ها ارسال می‌کنید.
طراحی سایت انجمن باید چگونه باشد؟
طراحی سایت انجمن باید به‌گونه‌ای باشد که تمام نیازهای اعضای انجمن را به‌سادگی پاسخ دهد. در زیر تمام مواردی که سایت انجمنی نیاز است داشته باشد را بیان کرده‌ایم.
طراحی سایت انجمن باید به‌گونه‌ای باشد که امکان ثبت‌نام آنلاین داشته باشد.
یکی از چالش‌های اصلی دبیرخانه انجمن‌ها بررسی فرم‌های ثبت‌نام ارسال‌شده برای دبیرخانه و دسته‌بندی اعضا بوده است. از طریق سایت، اعضا به‌سادگی می‌توانند روند ثبت‌نام را به‌صورت آنلاین جلو ببرند. اعضای انجمن پس از انتخاب نوع عضویت خود (به‌طور مثال: دانشجویی، وابسته و پیوسته) و ورود اطلاعات به‌محض پرداخت آنلاین حق عضویت، جزو اعضای انجمن محسوب شوند.
سامانه اطلاع‌رسانی اخبار و رویداد داشته باشد.
اعضای هر انجمنی دوست دارند اولین نفراتی باشند که از اخبار حوزه‌ی کاری خود مطلع می‌شوند. با یک طراحی ساده می‌شود تمام اطلاعات و اخبار جدید را در سایت انجمن قرار داد. همچنین با کمک پنل پیامکی و یا ارسال ایمیل نیز می‌توانید اطلاع رسانی‌های تکمیلی را انجام دهید.
سایت انجمنی باید قابلیت ارائه محصولات را داشته باشد.
طراحی سایت انجمن باید به گونه ای باشد که امکان فروش محصولاتی نظیر: خدمات مخصوص هر حوزه، کارگاه‌ها و دوره‌های آموزشی و غیره در آن فراهم باشد. همچنین فروشگاه آنلاین باید قابلیت پرداخت آنلاین نیز داشته باشد تا اعضای انجمن در هر ساعتی از روز که تصمیم گرفتند به محصولات دسترسی داشته باشند به‌سادگی بتوانند این کار را انجام دهند.
کتابخانه الکترونیک یکی از الزامات طراحی سایت انجمن است.
انجمن‌ها معمولاً در دوره‌های زمانی مشخص نشریاتی را چاپ و برای اعضای خود ارسال می‌کنند. دبیرخانه می‌تواند از طریق سایت، نسخه الکترونیک نشریه را در کتابخانه در دسترس اعضا قرار دهد. همچنین بهتر است کتابخانه الکترونیکی امکان محدود سازی اعضا برای دسترسی به یک سری از اطلاعات را دارا باشد. برای مثال دانشجویان فقط بتوانند نشریات را ببینند و به نسخه الکترونیک کتاب‌های تخصصی دسترسی نداشته باشند.
برحسب نوع عضویت، دسترسی اعضای انجمن به سایت متفاوت باشد.
منظور از یان قابلیت این است که همه‌ی اعضا نتوانند از تمام امکانات سایت استفاده کنند و یک سری از بخش‌ها برای عضویت‌های خاص فقط باز باشد. اعضای انجمن هنگام ثبت‌نام می‌توانند نوع عضویت خود را مشخص کنند و باید بدانند که با انتخاب هرکدام از آن‌ها دسترسی‌های متفاوتی خواهند داشت.
امکان مدیریت اعضا در سایت باید ساده باشد.
اعضای دبیرخانه انجمن باید به‌سادگی بتوانند با سایت کار کرده، اطلاعات را در آن قرار دهند و یا گزارشات را به‌صورت آنلاین دریافت کنند.
امکان ارسال ایمیل و پیامک از طریق سایت وجود داشته باشد.
طراحی سایت انجمن باید به گونه‌ای باشد که به‌سادگی بتوانید اعضا را دسته‌بندی کرده و برای آن‌ها ایمیل یا اس‌ام‌اس ارسال کنید. اطلاع‌رسانی‌های مختلف برای اخبار، رویدادها و یا زمان انتخابات را می‌توانید از این طریق انجام دهید.
امکان برگزاری انتخابات آنلاین در آن فراهم باشد.
برگزاری انتخابات به‌صورت دستی این‌گونه بود که تمام اعضا می‌بایست نام کاندیدای انتخاباتی خود را در فرم موردنظر پرکرده و به آدرس دبیرخانه انجمن ارسال کنند. درصورتی‌که انتخابات به دور دوم کشیده می‌شد تمام این اتفاقات می‌بایست مجدداً تکرار می‌شد. طراحی سایت انجمن باید به گونه ای باشد که امکان برگزاری انتخابات آنلاین در آن فراهم باشد تا اعضا به‌سادگی و تنها با یک کلیک بتوانند کاندیدای موردنظر خود را انتخاب کنند. در این صورت زمان و انرژی که اعضا می‌بایست برای یک انتخابات صرف کنند به حداقل‌ترین حالت ممکن می‌رسد.
چاپ خودکار کارت عضویت و ارسال آن توسط سایت انجمن امکان پذیر باشد.
یکی از اصلی‌ترین امکانات سایت‌های انجمن، درخواست صدور کارت و یا حتی ارسال آن است. اعضا تنها با یک کلیک می‌توانند کارت خود را مشاهده کرده و در صورت انتخاب صدور کارت، دبیرخانه کارت را چاپ کرده و به آدرس آن‌ها ارسال می‌کند.
جمع بندی طراحی سایت انجمن
در بالا ابتدا لزوم راه‌اندازی یک سایت برای انجمن‌ها را توضیح دادیم و در ادامه به معرفی امکاناتی پرداختیم که یک سایت انجمنی باید داشته باشد. بهتر است طراحی سایت انجمن را به شرکتی بسپارید که سابقه زیادی در این کار دارد تا به بهترین نحو پروژه را پیش برده و پشتیبانی‌های لازم را انجام دهد، ترنج نت با سابقه‌ای ۱۵ ساله در این امر بهترین انتخاب برای شما است.
