مشاهده یک لیست ایمیل اطلاع‌رسانی همایش طولانی با مخاطبین قدیمی به نظر خیلی جذاب می‌رسد اما همین موضوع می‌تواند به همایش شما آسیب بزند. موسسه Eventbrite یک پلتفرم جهانی است که به کاربرانش اجازه می‌دهد هر رویدادی که دوست دارند را به‌صورت آنلاین برگزار کنند و در هر رویدادی که در حیطه علاقه‌مندی آنهاست شرکت کنند.
هدف اصلی این موسسه این است که تمام ساکنین زمین را با کمک این رویدادها به یکدیگر نزدیک‌تر کند. تحقیقات این موسسه عموماً روی روش‌های جذب افراد برای شرکت در همایش‌هاست و طبق همین تحقیقات آن‌ها متوجه شده‌اند که ایمیل‌ها بهترین ابزار برای انتقال پیام از سمت شما به مخاطبین هدف می‌باشند. با این حال اگر لیست ایمیل مارکتینگ همایش شما بررسی نشود و مرتبط و دسته‌بندی‌شده نباشد، از همان مرحله اول در حال خراب کردن رویدادتان هستید.
چرا بررسی منظم لیست ایمیل‌های اطلاع‌رسانی همایش مهم است؟
zتیمی که همایش را برگزار می‌کند در طی این سال‌ها هزاران آدرس ایمیل را از طریق فرم‌های وب‌سایت، صفحات ثبت‌نام در رویداد، درگاه‌های پرداخت بلیت و به صورت حضوری در همایش ثبت کرده است. درست است که افراد تیم تمام تمرکز و تلاششان را برای جمع‌آوری این لیست بلندبالا صرف کرده‌اند و حذف کردن بخش زیادی از این لیست شاید دیوانگی به نظر برسد اما بالاخره یک روزی باید این کار را انجام دهند تا نتیجه شگفت‌انگیز آن را مشاهده کنند. ممکن است شما یک لیست ایمیل مارکتینگ 10 هزارتایی داشته باشید، اما درصد بالایی از آن‌ها ایمیل شما را حتی باز نکنند. این موضوع می‌تواند به دلیل چک و استفاده نکردن از آن آدرس ایمیل و یا بلاک شدن شما توسط آن فرد باشد. وقتی میزان تعاملات مخاطبینتان با شما پایین می‌آید باید به یک جای کار شک کنید و بفهمید که دیگر نمی‌توانید از طریق ایمیل با این افراد ارتباط داشته باشید و بهتر است آن‌ها از لیست حذف کنید و یا به دنبال راهی جایگزین برای ارتباط‌گیری باشید.
در ادامه می‌خواهیم دلایلی قانع‌کننده برای پاک‌سازی لیست ایمیل اطلاع‌رسانی همایش بیان کنیم.
داده‌های نادرست در لیست ایمیلی شما امکان دسترسی به مخاطبین واقعی را از بین می‌برند.
اگر پایگاه داده ایمیل شما دارای آدرس‌های قدیمی، اشتباه تایپی یا پروفایل‌های ناقص باشد شما را از رسیدن به مخاطبین هدف دور می‌سازد. یک لیست ایمیلی طولانی، به شما اجازه نمی‌دهد که مخاطبین را تک‌به‌تک بررسی کنید. برای مثال ممکن است یکی از شرکت‌کنندگان قبلی شما تیک "علاقه‌مندی به دریافت خبرنامه" را زده باشد اما آدرس ایمیل او به جای johnsmith@ به نام johnmsith@ ثبت شده باشد و اگر شما مرتباً لیست را بررسی نکنید، هیچ خبرنامه‌ای از سمت شما برای او ارسال نمی‌شود و او را از دست می‌دهید.
سرویس‌دهنده‌ی ایمیل ممکن است شما را به‌عنوان یک اسپمر شناسایی کند.
نتایج یک تحقیق نشان می‌دهد که سرویس‌دهنده‌های ایمیل مانند Google و Yahoo بر اساس میزان تعامل مخاطب با ایمیل شما، تصمیم می‌گیرند که ایمیل را به پوشه هرزنامه یا همان بخش spam بفرستند یا در صندوق ایمیل مخاطب قرار دهند. اگر به صورت مرتب به افرادی که هرگز نامه‌های الکترونیکی شما را باز نمی‌کنند ایمیل بفرستید، ایمیل‌های RSVP شما برای مخاطبین علاقه‌مند نیز به پوشه اسپم ارسال می‌شود.
در واقع RSVP همان متنی است که در انتهای نامه‌ها، ایمیل‌ها و دعوت‌نامه‌ها برای تأیید گرفتن از افراد به منظور شرکت در رویدادی بیان می‌شود. درج این 4 حرف در انتهای ایمیل به این معنی است که، از شما خواهشمندیم که به دعوت‌نامه پاسخ دهید و حضور یا عدم حضور خود را تعیین کنید.
نتایج واقعی به‌دست نمی‌آورید.
اگر می‌خواهید موفقیت یا عدم موفقیت کمپین ایمیلی‌تان را بسنجید، به داده‌هایی واقعی نیاز دارید. برای تعیین نرخ ایمیل‌های بازشده و نرخ کلیک ایمیل، نیاز به داده‌هایی تمیز دارید. اگر لیست ایمیل‌های اطلاع‌رسانی همایش شما مملو از افرادی باشد که هرگز پیامتان را باز نمی‌کنند، درنهایت یک انحراف اساسی در نتایج شما رخ می‌دهد.
نکات نگهداری و داشتن یک لیست ایمیل اطلاع‌رسانی همایش واقعی و مؤثر
در ادامه می‌خواهیم به بررسی روش‌هایی بپردازیم که یک لیست ایمیل مارکتینگ همایش عالی را برای شما به ارمغان می‌آورد.
تمیز کردن لیست به‌صورت دوره‌ای و برنامه‌ریزی‌شده
برای انجام این کار لیست ایمیل اطلاع‌رسانی همایش خود را از ایمیل‌هایی که در دسته‌های زیر می‌گنجند، پاک‌کنید.
- آدرس ایمیلی که به نظر غیر معتبر می‌آید و در دو یا سه دوره اخیر، هیچ‌کدام از ایمیل‌هایتان به آن آدرس دلیور نشده است.
- ایمیل‌هایی که برای چندین دوره متوالی هیچ‌کدام از ایمیل‌های شما را باز نکرده‌اند.
- ایمیل‌هایی که از طرف آن‌ها پیام‌های خودکار مشابه مانند "با تشکر از ایمیل شما" یا "من این شرکت را ترک کرده‌ام" دریافت می‌کنید.
با حذف این قبیل مخاطبین از لیست ایمیل‌هایتان، هم امکان اسپم شدن را به حداقل می‌رسانید و هم با تولید محتوایی منحصربه‌فرد برای مخاطبین واقعی آن‌ها را حفظ و خوشحال نمایید.
کمپین برقراری تعامل مجدد اجرا کنید.
کمپین برقراری تعامل مجدد در واقع کمپینی ایمیلی است که برای مخاطبینی که در مدت زمان مشخصی هیچ کدام از ایمیل‌های شما را باز نکرده‌اند، ارسال می‌شود. این مخاطبین را در یک دسته مشخص از لیست ایمیل مارکتینگ همایش خود قرار دهید و در این ایمیل به آن‌ها بگویید که متوجه شده‌اید مدتی است ایمیل‌های شما را باز نمی‌کنند و از آن‌ها بپرسید که آیا همچنان تمایلی به دریافت ایمیل از سمت شما دارند یا خیر. اگر به این ایمیل شما نیز پاسخ ندادند، با خیال راحت آن‌ها را از لیست ایمیل‌های اطلاع‌رسانی همایش حذف کنید. این تاکتیک هم به شما کمک می‌کند لیست ایمیلی‌تان را تمیز کنید و هم فرصت ارتباط مجدد با این افراد را فراهم می‌آورد.
کمپین ایمیل مارکتینگتان را فقط روی مخاطبین هدف اجرا کنید.
آیا شما آن دسته از افرادی هستید که کمپین ایمیلی‌تان را بدون در نظر گرفتن مخاطب، برای همه ارسال می‌کنید، بهتر است این کار را متوقف کنید. ایمیل‌های کمپینتان را فقط برای مخاطبین هدف ارسال کنید تا بیشترین نتیجه را بگیرید و بقیه مخاطبینتان را نیز گیج و کلافه نکنید. برای مثال اگر قرار است همایشی در تهران برگزار شود و فقط افرادی که ساکن تهران هستند می‌توانند در آن شرکت کنند، دیگر لزومی ندارد که ایمیل را برای افرادی که در بندرعباس زندگی می‌کنند و احتمال حضورشان بسیار پایین است، ارسال کنید.
به مخاطبین فرصت خروج از لیست ایمیل اطلاع رسانی همایش را بدهید.
در عصری که رعایت قوانین مربوط به حریم خصوصی افراد حرف اول را می‌زند، بیش از هر زمان دیگری لازم است که به مخاطبینتان اجازه خروج از لیست ایمیل مارکتینگتان را بدهید. در همه ایمیل‌هایی که ارسال می‌کنید یک دکمه لغو اشتراک (Unsubscribe Button) قرار دهید و به مخاطبینتان حق انتخاب بدهید.
یک لیست ایمیل اطلاع‌رسانی همایش تمیز و واقعی، باعث بالا رفتن نرخ ثبت نام در رویداد می‌شود.
با اینکه حذف ایمیل مخاطبینی که به‌سختی به‌دست آورده‌اید کار دشواری است اما در درازمدت نتایج شگفت‌انگیزی خواهد داشت. پاک کردن مخاطبینی که هرگز ایمیل شما را باز نکرده‌اند یا ایمیلشان دیگر وجود ندارد، نه تنها لیستی واقعی برایتان تولید می‌کند بلکه از ثبت شما در لیست اسپم‌های سرویس دهنده‌های ایمیل نیز جلوگیری می‌کند.
درنهایت و پس از انجام تمام این کارها به مخاطبینی می‌رسید که به پیام‌های شما علاقه‌مندند، مشتاق شنیدن و دریافت ایمیل از طرف شما هستند و به احتمال خیلی زیاد در همایش‌هایتان ثبت‌نام می‌کنند. در نهایت این همان چیزی است که مارکترها به‌عنوان یک لیست ایمیل اطلاع‌رسانی مؤثر به دنبال آن می‌گردند.
